Tugas Softskill Manajemen Layanan System Informasi: Jurnal Web & TQM

ANALISIS WEBSITE INSTANSI PEMERINTAHAN DAN KETERKAITANNYA DENGAN TQM

Aldi Prasetyo :

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma

Jl. Margonda Raya No. 100, Pondok Cina, Depok 16424, Indonesia
blogkos-ong.blogspot.com

E-mail : aldiprasetyo@student.gunadarma.ac.id

ABSTRAK

Tujuan dalam membuat penelitian ini adalah untuk menganalisa website dengan bantuan Alexa.com pada 3 website intansi pemerintahan di bidang berbagai bidang yakni Kemendag, Kemenpar, dan Kemdikbud. Selain itu juga menjelaskan pengertian dari TQM dan juga model-model dari TQM itu sendiri. Lalu terdapat model TQM yang ada pada ketiga website pemerintah  tersebut. Sumber dari penelitian ini adalah dari kedua tugas softskill yang sebelumnya, yaitu Analisa Website Pemerintahan dan Total Quality Management (TQM). Hasil dari penelitian ini akan didapatkan model-model TQM yang ada pada website-website pemerintahan diatas, TQM memiliki peranan yang penting karena dasar pemikiran TQM adalah cara terbaik untuk dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global yaitu dengan menghasilkan kualitas yang terbaik. Untuk menghasilkan kualitas terbaik diperlukan upaya perbaikan berkesinambungan terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan. Cara terbaik agar dapat memperbaiki kemampuan komponen-komponen tersebut secara berkesinambungan adalah dengan menerapkan TQM. Tujuan utama TQM adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus-menerus, sehingga harus dilaksanakan secara terus-menerus. Penerapan TQM dapat memberikan manfaat bagi perusahaan, salah satunya untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Selain itu, terdapat alat TQM yang berguna untuk menganalisis dan mengerti masalah serta untuk membantu membuat perencanaan.

Kata Kunci: TQM, Kemendikbud, Website, Pemerintahan.

PENDAHULUAN

            Setiap Negara pasti mempunyai badan yang bertanggung jawab pada masing-masing bidang masalah. Seperti bidang pendidikan, transportasi, kebudayaan, pertahanan, dan sebagainya. Pada era yang modern ini pemerintah memerlukan alat bantuk untuk menghubungkan satu dengan yang lainnya dan juga alat untuk menghubungkannya dengan masyarakat.

                Maka karena itu, bidang-bidang pemerintahan itu harus memiliki alat menghubungkan tersebut. Salah satunya adalah situs web. Situs web dapat diakses oleh seluruh masyarakat baik masyarakat dalam negri maupun luar negri.

Web telah menjadi hal yang bisa. Hampir setiap kalangan menggunakan web sebagai media informasi di kehidupan sehari-hari mereka, baik dikalangan pribadi, perusahaan, sampe perusahaan pemerintah. Web dibangun dengan berbagai fungsi dan tujuan sesuai dengan kepentingan yang membuatnya. Web menjanjikan prospek yang bagus kepada setiap penggunanya. Karena peranan web yang sangat penting ini maka web yang dibangun haruslah memperhatikan beberapa faktor yaitu : usability, user experience, dan user interface. Ketiga faktor inilah yang menentukan apakah tujuan pembuatan suatu website tercapai atau tidak.

Total Quality Management (TQM) berasal dari kata “Total” yang berarti keseluruhan atau terpadu, “Quality” yang berarti mutu, dan “Management” diartikan dengan pengelolaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses planning, organizing, staffing, dan controlling terhadap seluruh kegiatan dalam organisasi. Dalam pengertian mengenai organisasi Total Quality Management, penekanan utama adalah pada mutu yang didefinisikan dengan mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejak dari awalnya dengan tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Hal inilah yang melatar belakangi konsep zero defect. Kesalahan atau cacat (defect) hanya akan terjadi bila sejak dari proses awal tidak ditekankan masalah mutu. Selain itu, perusahaan harus membayar mahal bila produk atau jasanya tidak laku karena tidak dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan atau tidak berorientasi pada kepuasan pelanggan.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian didalam jurnal ini menggunakan data dari dua tugas makalah yang dibuat sebelumnya. Dengan mengambil inti dari point-point yang ada serta penambahan kalimat ide dan gagasan. Data-data yang telah masuk dianalisis metode deskriptif kualitatif dengan langkah-langkah reduksi data, display data, dan verifikasi/ penarikan simpulan. Setelah data dikumpulkan lalu dipilih yang benar-benar memiliki hubungan dengan pokok masalah selanjutnya diambil kesimpulan.

Metode penelitian dalam jurnal ini menggunakan berbagai data dengan berbagai sumber dengan metode perbandingan maka data yang didapatkan akan dibandingkan satu dengan yang lainnya. Dalam analisis ini akan menjabarkan beberapa data kuantitatif yang dikelompokkan menurut subjeknya yaitu : Selain analisis data kuantitatif juga diperlukan metode yang tepat dalam pengawasan kualitas, dengan sistem Total quality management (TQM) dengan berbagai macam modelnya, akan dianalisa penggunaan melalui studi literatur dari model TQM tersebut yang tepat untuk diimplementasikan pada situs web yang diuji.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisa Website menggunakan Alexa.com

http://www.kemdikbud.go.id

Popularitas

Berdasarkan traffic diatas, Popularitas website Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia menempati posisi ke 2.689 dari seluruh situs di dunia setelah naik 1786 peringkat pada bulan sebelumnya. Sedangkan  di Indonesia, website ini menempati posisi ke 61.

Keterlibatan Pengunjung

Situs ini memiliki tingkat persentase Bounce Rate yang cukup rendah yaitu 29,30% . Di bagian “Daily Time on Site” menunjukkan angka 9:10 yang artinya pengunjung menghabiskan waktu sekitar 9 menit 10 detik untuk melihat-lihat situs tersebut dan rata-rata halaman yang dikunjungi setiap pengunjung sebesar 5,19.

Keywords

Pada gambar diatas adalah kata-kata kunci yang sering digunakan dan yang berhubungan dengan situs Kemdikbud.go.id

Halaman yang diakses

Pada gambar diatas, pengunjung situs kemdikbud.go.id lebih sering membuka lima halaman yang teratas yang sering dikunjungi.

Pengunjung

Mayoritas pengunjung pada situs ini sebagian besar berjenis kelamin laki-laki dengan jenjang pendidikan Perguruan Tinggi Negeri dan Lokasi Pengaksesan di tempat kerja dan rumah.

http://www.kemendag.go.id

Popularitas

Berdasarkan traffic ranks diatas, popularitas website Kementrian Perdagangan Republik Indonesia ini menmpati ranking ke 73,547 dari keseluruhan situs di dunia. Dan menempati urutan 1,154 dari seluruh situs website di Indonesia. Website ini juga mengalami peningkatan pada bulan April sampai Juli 2016 serta mengalami penurunan yang cukup pesat pada bulan Oktober 2016 sampai Januari 2017.

Keterlibatan Pengunjung

Situs ini memiliki tingkat presentase yang cukup tinggi, dimana tingkat presentase Bounce Rate yang mengalami penurunan dari presentase sebelumnya menjadi 36.10%, memiliki rata-rata waktu yang dihabiskan oleh beberapa pengunjung selama sekitar 10 menit 46 detik dan rata-rata halaman yang dikunjungi setiap pengunjung sebesar 4.59 dimana ini mengalami peningkatan dari presentase sebelumnya.

Keyword

Pada gambar di atas menunjukkan lima keywords yang paling sering digunakan dalam pencarian situs di dunia setiap harinya dan berhubungan dengan situs kemendag.go.id.

Halaman yang sering diakses

Gambar diatas ini menunjukkan lima halaman teratas yang sering dibuka oleh pengunjung situs kemendag.co.id.

Pengunjung

Sebagian besar dari pengunjung situs kemendag.go.id ini berjenis kelamin laki-laki dengan jenjang lulusan sekolah dan pendidikan Perguruan Tinggi. Kebanyakan dari mereka mengakses situs ini ditempat mereka bekerja, ada juga yang mengaksesnya dirumah.

http://www.kemenpar.go.id

Popularitas

Website Kementerian Pariwisata Republik Indonesia menempati ranking 207,196 dari seluruh situs di dunia dan menempati urutan 3,060 dari seluruh situs di Indonesia. Namun, website ini mengalami penurunan yang cukup tinggi pada awal tahun 2017.

Keterlibatan Pengunjung

Situs ini memiliki tingkat persentase Bounce Rate yang cukup tinggi hingga mencapai 45,40% dan memiliki rata-rata waktu yang dihabiskan oleh pengunjung selama 4 menit 52 detik, serta rata-rata halaman yang dikunjungi setiap pengunjung sebesar 3,80.

Keyword

Pada gambar di atas menunjukkan lima keywords yang paling sering digunakan dalam pencarian situs di dunia setiap harinya.

Halaman yang sering diakses

Data pada Alexa.com menunjukan bahwa sebagian besar pengunjung website ekon.go.id membuka lima halaman teratas yang sering dikunjungi.

Pengunjung

Mayoritas pengunjung pada situs ini sebagian besar berjenis kelamin laki-laki dengan jenjang pendidikan Perguruan Tinggi dan lokasi pengaksesan di tempat kerja dan rumah.

Total Quality Management (TQM)

                Total Quality Management (TQM) merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, tenaga kerja, proses dan lingkungan.

Dasar pemikiran perlunya TQM sangatlah sederhana, yakni bahwa cara terbaik agar dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global adalah dengan menghasilkan kualitas yang terbaik. Untuk menghasilkan kualitas terbaik diperlukan upaya perbaikan berkesinambungan terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan. Cara terbaik agar dapat memperbaiki kemampuan komponen-komponen tersebut secara berkesinambungan adalah dengan menerapkan TQM.

Masyarakat Total Quality Management juga diartikan sebagai suatu pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu organisasi. Proses Total Quality Management memiliki input yang spesifik. Input spesifik itu sendiri adalah keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (output). Tujuan utama Total Quality Management adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus-menerus, sehingga harus dilaksanakan secara terus-menerus.

Penerapan Total Quality Management dipermudah oleh beberapa piranti, yang sering disebut “alat TQM”. Alat-alat ini membantu kita menganalisis dan mengerti masalah-masalah serta membantu membuat perencanaan. Delapan alat TQM yang diuraikan sebagai berikut :

1.   Diagram Alur (Bagan Arus Proses) merupakan suatu alat perencanaan dan analisis yang digunakan, untuk menyusun gambar proses tahap demi tahap untuk tujuan analisis, diskusi, atau komunikasi dan menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.

2.   Curah Pendapat (Brainstorming) adalah alat perencanaan yang dapat digunakan untuk mengembangkan kreativitas kelompok. Curah pendapat dipakai, antara lain untuk menentukan sebab-sebab yang mungkin dari suatu masalah atau merencanakan langkah-langkah suatu proyek.

3.   Analisis Tulang Ikan (juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat) merupakan alat analisis, antara lain untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dan menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu proses.

4.   Diagram Analisa Medan Daya (Bidang Kekuatan) Diagram medan daya merupakan suatu alat analisis yang dapat digunakan, antara lain untuk mengidentifikasi berbagai kendala dalam mencapai suatu sasaran dan mengidentifikasi berbagai sebab yang mungkin serta pemecahan dari suatu masalah atau peluang.

5.   Analisis SWOT adalah suatu alat analisis yang digunakan untuk menganalisis masalah-masalah dengan kerangka Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).

6.   Ranking Preferensi merupakan suatu alat interpretasi yang dapat digunakan untuk memilih gagasan dan pemecahan masalah di antara beberapa alternatif.

7.   Penilaian Kritis merupakan sebuah alat bantu analisis yang dapat digunakan untuk memeriksa setiap proses manufaktur, perakitan, atau jasa. Alat ini membantu kita untuk memikirkan apakah proses itu memang dibutuhkan, tepat, dan apakah ada alternatif yang lebih baik.

8.   Benchmarking adalah proses pengumpulan dan analisis data dari organisasi kita dan dibandingkan dengan keadaan di dalam organisasi lain. Hasil dari proses ini akan menjadi patokan untuk memperbaiki organisasi kita secara terus menerus. Tujuan benchmarking adalah bagaimana organisasi kita bisa dikembangkan sehingga menjadi yang terbaik.

Model-model dari Total Quality Management (TQM)

ISO 9000

Kata ‘ISO’ berasal dari bahasa Yunani yaitu ‘Isos’ yang berarti ‘sama’ atau equivalent’. ISO merupakan kepanjangan dari International Organization for Standardization. ISO adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. ISO dapat disimpulkan sebagai koordinasi standar kerja internasional, publikasi standar harmonisasi internasional, dan promosi pemakaian standar internasional.

MBNQA

Malcolm Baldrige Award (MBNQA) adalah sejenis penghargaan tahunan yang diberikan oleh pemerintah Amerika Serikat (melalui Department of Commerce) kepada setiap organisasi di negara USA – baik profit dan non profit – yang dianggap mencapai kinerja yang unggul. Nama Malcolm Baldrige sendiri diambil dari nama mantan Menteri Perdagangan AS yang menginisiasi kegiatan penghargaan ini. Banyak negara di berbagai belahan dunia yang mengadopsi pendekatan dan kriteria yang digunakan oleh Komite Malcolm Baldrige untuk mengukur keunggulan kinerja.

Balanced Scorecard

Balance Score Card adalah Pengukuran kinerja perusahaan yang modern dengan mempertimbangan empat perspektif (yang saling berhubungan) yang merupakan penerjemahan strategi dan tujuan yang diingin dicapai oleh suatu perusahaan dalam jangka panjang, yang kemudian diukur dan dimonitor secara berkelanjutan.

Six Sigma

Six Sigma ialah  suatu metodologi yang dipergunakan untuk melakukan upaya perbaikan dan peningkatan proses yang berkesinambungan atau terus menerus (Continuous Improvement). SIX SIGMA berasal dari kata SIX yang berarti enam (6) dan SIGMA yang merupakan satuan dari Standard Deviasi yang juga dilambangkan dengan simbol σ,

Six Sigma juga sering di simbolkan menjadi 6σ. Makin tinggi Sigma-nya, semakin baik pula kualitasnya. Dengan kata lain, semakin tinggi Sigma-nya semakin rendah pula tingkat kecacatan atau kegagalannya.

Quality Control Circle

Quality Control Circle adalah seperangkat metode yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai mutu parameter yang berkualitas atau mutu sasaran dan terus meningkatkan kemampuan organisasi untuk memastikan bahwa produk software yang dihasilkan akan memenuhi mutu tujuan dari suatu organisasi.

Tujuan utama dari Quality Control Circle atau Gugus Kendali Mutu ini adalah untuk membahas permasalahan yang terjadi di perusahaan dan memberikan rekomendasi solusi-solusi terhadap pemecahan masalah tersebut kepada pihak Manajemen. Masalah-masalah yang dibahas adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan seperti Produk, Biaya, Waktu, Persediaan, Keamanan, Kesehatan dan Keselamatan kerja.

Model TQM yang sesuai dalam Implementasi Website

Penerapan model TQM yang tepat untuk ke tiga webiste pendidikan yang dikelola oleh pemerintah yaitu http://www.kemdikbud.go.id , http://kemendag.go.id , http://www.kemenpar.go.id  menurut kelompok kami termasuk kedalam model implementasi ISO 9000 karena menerapkan delapan prinsip manajemen yaitu :

1.       Fokus pada pelanggan

Pelanggan adalah kunci untuk meraih keuntungan. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan sekarang dan masa depan dengan berusaha memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan.

2.       Kepemimpinan

Kepemimpinan memmiliki kemampuan untuk menciptakan visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya, yang membawa orang lain ke tempat yang baru, yang memiliki kemampuan untuk mewujudkan visinya ke dalam kenyataan. Hal yang dilakukan pemimpin adalah menginspirasi orang lain dan memberdayakan orang lain untuk mewujudkan visinya, menarik orang lain bukan mendorongnya.

3.       Keterlibatan personel

Keterlibatan personal adalah dasar yang dipentingkan dalam prinsip manajemen mutu. Personel pada semua tingkatan adalah modal utama perusahaan, dimana keterlibatan kemampuannya secara pebuhu sangat bermanfaat bagi perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan kesempatan kepada personel untuk merencanakan menerapakan rencana dan mengendalikan rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan adanya keterlibatan personel, maka akan memacu karyawan untuk lebih aktif dalam melihat peluang untuk peningkatan, kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.

4.       Pendekatan proses

Pendekatan proses merupakan identifikasi yang sistematis dan pengelolaan proses yang digunakan organisasi dan keterangan yang mempengaruhi setiap proses. Proses tersebut dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu proses inti (proses yang memiliki hubungan langsung dengan pelanggan dan mendapat efek langsung dari pelanggan), proses pendukung (sebagai pendukung proses inti dan menghasilkan data, informasi atau mengatur administrasi yang terprosedur), proses manajemen (proses yang memliki karakteristik untuk melakukan pengendalian dan pembuatan keputusan.

5.       Pendekatan sistem untuk pengelolaan

Pendekatan sistem untuk pengelolaan baru dapat dilakukan jika pendekatan proses telah diterapkan. Dengan kata lain, pendekatan sistem untuk pengelolaanadalah kumpulan dari pendekatan proses. Pendekatan sistem ke manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan dengan efektif dan efisien.

6.       Peningkatan berkesinambungan

Peningkatan berkesinambungan harus menjadi sasaran tetap perusahaan. Hal ini berbeda dengan peningkatan secara terus-menerus. Pada peningkatan berkesinambungan, setelah dilakukan peningkatan tidak langsung ditingkatkan lagi, melainkan dilakukan stabilisasi. Bila stabilisasi sudah berjalan, baru dilakjutkan ke peningkatan yang selanjutnya.

7.       Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan analisis data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.

8.       Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Organisasi dan pemasoknya adalah saling ketergantungan dan merupakan hubungan yang saling menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam memberikan nilai.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

                Dari 3 website pemerintahan yang telah diamati dan dianalisa, popularitas terbanyak didapat oleh kementrian Pendikdikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Hal ini dimungkinkan karena website ini paling sering mengupdate entang info-info penting terbaru yang berkenaan dengan dunia pendidikan. Para kawula muda kalangan pelajar dan mahasiswa yang ingin mendapat info terbaru seputar dunia pendidikan yang terkait beasiswa dan lain-lain, yang mungkin menjadi salah satu alasan mengapa website ini memiliki popularitas cukup tinggi yakni menduduki pringkat 61 dari ribuan situs di Indonesia.

                Kemudian, dari beberapa model TQM yang ada, 3 website pemerintah diatas termasuk kedalam model implementasi ISO 9000 karena menerapakan delepan prinsip manajemen yaitu:

a.       Fokus pada pelanggan

b.      Kepemimpinan

c.       Keterlibatan personel

d.      Pendekatan proses

e.      Pendekatan sistem untuk pengelolaan

f.        Peningkatan berkesinambungan

g.       Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

h.      Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Saran

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, untuk kedepannya, penulis akan lebih detail dalam menjelaskan tentang makalah diatas dengan sumber-sumber yang lebih banyak dan tentunya sumber tersebut dapat dipertanggungjawabkan.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Tugas 1, Kelompok 6. 2KA01. MAKALAH ANALISIS WEBSITE INSTANSI PEMERINTAHAN Manajemen Layanan Sistem Informasi #.

[2] Tugas 2, kelompok 6. 2KA01. MAKALAH TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM) Manajemen Layanan Sistem Informasi #.